Migrer ou ne pas migrer vers 0ffice 2010 ?
Par Guy Hervier ITR Manager.
Après l'annonce de Windows 7 en octobre dernier, Microsoft prépare la sortie officielle de la version 2010 de sa suite bureautique pour juin prochain. Une opération très délicate dans la mesure où ce produit représente - avec Windows pour poste client - une part importante du chiffre d'affaires et encore plus importante du bénéfice de l'éditeur. D'autant que les solutions alternatives, notamment en ligne, gagnent en crédibilité.
Quelle est la rationalité des entreprises qui payent pour s'équiper de la suite bureautique Office alors qu'elles pourraient gratuitement se doter d'une suite de type Open Office ou pour un coût moins élevé se connecter à Google Document ? Si la question est simple, la réponse l'est sans doute moins. Face à cette alternative, les DSI se trouvent un peu dans la situation que l'on a connue par le passé avec IBM : S'équiper en solutions IBM immunisait les DSI en cas d'échec.
Microsoft n'a pas cette mainmise qu'avait IBM à la « grande époque » sur les services informatiques, notamment parce que la quasi totalité de son activité commerciale passe par des partenaires. Après s'être imposé face à ses concurrents - notamment Wordperfect qui fut un temps le leader du traitement de texte -, Office est devenu aujourd'hui un standard et le premier choix des utilisateurs. Bien qu'aujourd'hui, de nombreuses solutions alternatives existent, les DSI ont peut-être l'impression qu'en ne retenant pas Office, ils passent à côté de quelque chose.
Microsoft fait valoir - à juste titre ? - qu'Office offre de nombreuses fonctionnalités qui font défaut aux solutions concurrentes. A quoi on pourrait rétorquer que, dans la grande majorité des cas, les entreprises n'utilisent qu'une infime proportion de ces fonctionnalités. A quoi bon conduire une Porche, alors qu'une Clio - fut-elle fabriquée en Turquie! - suffit.
Indépendamment de ces réflexions liminaires, les entreprises vont devoir se poser la question de migrer ou ne pas migrer vers Office 2010. Dans un rapport intitulé « A glimpse at the best and Worst of Office 2010 », Sheri McLeish, analyste du cabinet Forrester, considère que cette nouvelle mouture apporte plus de valeur que la précédente, en particulier parce que Microsoft communique sur le renforcement de l'intégration permettant un accès continu des applications office dans SharePoint, sur le Web, via un mobile et sur le poste de travail traditionnel.
Convaincre les entreprises de migrer : Pour convaincre les entreprises à engager la migration vers la nouvelle version, considère l'analyste de Forrester, Microsoft doit faciliter le travail collaboratif, au sein de l'entreprise et avec l'extérieur, démontrer la valeur apportée par cette nouvelle version et innover pour regagner le soutien des utilisateurs. Microsoft a irrité nombre d'utilisateurs avec la nouvelle interface qui caractérisait Office 2007 avec le fameux ruban.
Une des plus grandes limitations de SharePoint était l'impossibilité de partager facilement du contenu avec des collaborateurs externes ou situés de l'autre côté du pare-feu. C'est une des raisons pour lesquelles ils font toujours appel à la méthode archaïque d'envoyer des pièces attachées à de emails plutôt que solliciter les capacités collaboratives de SharePoint. Avec l'acquisition de Goove qui a été rebaptisé SharePoint Workspace, Microsoft pallie cette faiblesse.
Avec 2010, Microsoft donne accès aux applications bureautique Web intégrées dans les nouveaux contrats de licence et ce sans publicité. Microsoft propose également BPOS (Business Productivity Online), une solutions de messagerie et de collaboration hébergées par Microsoft qui comprend Exchange Online, SharePoint Online, Office Live Meeting et Office Communications Online qui permet cette collaboration avec l'extérieur sans avoir à installer une instance de SharePoint de l'autre côté du pare-feu.
Avec Office 2010, Microsoft ajoute des fonctions de type réseaux sociaux via l'Office Social Connector. La boite à outils Outlook Social Connector SDK permet aux développeurs de créer des connecteurs avec des réseaux sociaux tiers ou des ressources internes. LinkedIn a été le premier à offre un connecteur pour Office Social Connector.
Eléments à prendre en compte : Autre amélioration à mentionner avec cette nouvelle mouture, une simplification du licensing. Microsoft a supprimé les suites Ultimate et Entreprise facilitant ainsi le choix des entreprises. Il reste ainsi une seule offre de licence en volume et une offre OEM, Full Packaged Product (FPP) et Product Key Card (PKC).
Mais, dans le cas d'une opération de migration, les professionnels devront faire attention aux points suivants, précise Sheri McLeish :
- comprendre les différences entre les versions 32 et 64 bits d'Office : la version 64 bits d'Office 2010 apporte de réels avantages - par exemple, des fichiers Excel beaucoup plus grands -, mais cela n'est pas sans problème. Par exemple, les contrôles Active X ou les DLL qui ont été écrits pour Office 32 bits ne fonctionneront pas pour la version 64 bits ;
- Le langage Visual Basic for Applications a été rénové pour supporter le 64 bits et le modèle Objet d'Office a été amélioré ce qui affectera les utilisateurs d'Outlook ;
- l'intégration n'est pas sans défaut parce que Microsoft a du modifier Groove, transformé en SharePoint Workspace, et les connecteurs Outlook Social sont tout nouveaux. De telle sorte que l'expérience utilisateur utilisant ces fonctionnalités ne soit pas exempte de difficultés.