créez de beaux documents avec Office 2010 (1) - Les outils graphiques
La nouvelle version d'Office offre tous les outils nécessaires pour créer des documents, des feuilles de calcul ou des présentations réellement attrayantes et originales. Le tout de façon très intuitive.
Une révolution, Office 2010 ? Pas vraiment. Et c'est logique : les logiciels qui composent la suite bureautique de Microsoft sont des mastodontes arrivés à maturité et auxquels il ne manque plus grand-chose. Les développeurs ont donc préféré mettre l'accent sur la « cosmétique », en d'autres termes ajouter ou enrichir les fonctions décoratives des logiciels et les rendre toujours plus faciles d'utilisation. Avec la version 2010 de Word, Excel ou Powerpoint – pour ne citer qu'eux –, chacun peut aujourd'hui créer facilement des documents d'aspect professionnel sans consulter l'aide continuellement. Ainsi, l'aperçu des modifications, qui permet d'apprécier le résultat d'un effet graphique avant de le valider, se généralise à toute la suite. Autre amélioration : la possibilité de retoucher – sommairement – les images insérées dans des fichiers.
Dans ces pages, nous avons laissé de côté les aspects techniques d'Office. Nous ne parlons donc pas de tableaux croisés dynamiques, de publipostage ou de révision de documents, mais nous insistons sur l'embellissement. Pas besoin d'être un spécialiste : nous nous adressons ici à des personnes ayant une connaissance sommaire d'Office. Et comme nous nous sommes limités aux trois logiciels principaux, traitement de texte, tableur et présentation, ce mode d'emploi est utilisable avec toutes les versions d'Office 2010, à l'exception de la Starter préinstallée sur certains PC.
La première partie regroupe les manipulations utilisables avec tous les logiciels, les fonctions propres à chacun sont ensuite traitées individuellement.
Indispensable : nouveau format de fichiers
Qu'il s'agisse de Word, Excel ou PowerPoint, la plupart des manipulations présentées dans ce mode d'emploi ne sont réalisables que sur des fichiers enregistrés au format Office 2007 ou 2010, en d'autres termes, ils doivent obligatoirement porter une extension de quatre lettres (DOCX ou DOCM pour les textes, XLSX ou XLSM pour les feuilles de calcul, et PPTX ou PPTM pour les présentations). Si le fichier que vous avez créé (ou ouvert) avec Word, Excel ou Powerpoint a été enregistré avec une version 2003 ou antérieure, et porte donc une extension de trois lettres (doc, XLS ou PPT), le bandeau Mode de compatibilité apparaît alors dans la barre de titre du logiciel. Dans ce cas, vous devez enregistrer ce fichier au format 2007 ou 2010 via le menu Fichier, Enregistrer sous mais pas de souci : l'ancienne version du fichier sera conservée.
Profitez des outils graphiques des logiciels
Les différents logiciels d'Office ont – enfin ! – adopté une interface commune. Tous ont accès à de puissants outils graphiques, comme les WordArt ou l'outil de création d'organigrammes.
1 - Créez des bannières
Grâce au module WordArt, vous pouvez concevoir des titres facilement repérables. Pour ouvrir ce module, activez le menu Insertion, cliquez sur WordArt et choisissez un modèle de caractères (vous pourrez en changer plus tard). Saisissez alors le texte dans le cadre (pas plus d'une vingtaine de caractères), puis cliquez hors du cadre pour le valider. Votre titre devient un objet graphique qui peut être librement redimensionné et déplacé. Pour le faire pivoter, faites glisser le petit rond vert placé en dehors du cadre. Une astuce : pour mieux contrôler la rotation, maintenez la touche Maj enfoncée : le cadre tournera alors d'un angle de 15° à chaque sollicitation (il faudra donc six mouvements pour obtenir une rotation d'un quart de tour). Dans le menu Outils de dessin, le bouton Effets sur la forme permet de donner du relief aux caractères. La nouveauté importante, c'est que les fonctions Rechercher et Remplacer peuvent maintenant trouver du texte saisi dans un WordArt.
2 - Insérez des cliparts…
Pour illustrer un document, ajoutez-y des cliparts (des petits dessins stylisés). Activez le menu Insertion et cliquez sur Images clipart. Dans le volet qui apparaît, saisissez un mot-clé, par exemple palais. Si vous êtes connecté à Internet, cochez l'option Inclure Office.com. Validez en cliquant sur OK. Pour récupérer une image dans votre document, placez le pointeur de souris sur l'illustration, cliquez sur la liste placée à droite et choisissez Insérer. Un clipart peut, une fois copié dans le document, être retouché et modifié comme une image classique.
3 - … ou des images
De la même manière, pour insérer des photos dans votre document, cliquez sur Images, toujours dans le menu Insertion. Parcourez l'arborescence du disque dur pour choisir une image et validez.
4 - Faites un peu de retouche
Sans être Photoshop, Office offre quelques outils de retouche suffisants pour un usage privé. Attention, ce paragraphe et le suivant ne concernent que Word et Excel, Powerpoint offrant moins de fonctions qu'eux. Commencez par choisir un contour pour l'image en utilisant les Styles d'image. Puis activez le bouton Corrections et modifiez, si nécessaire, la luminosité et le contraste de la photo.
5 - Ajustez les couleurs
Une fois l'image placée dans le document, vous pouvez modifier une dominante de couleur. Faites un clic droit sur l'image, puis choisissez Format de l'image. Activez l'onglet Couleurs de l'image. Si la photo est trop colorée (c'est fréquent avec les clichés argentiques scannés), déplacez le curseur Saturation vers la gauche. Le curseur Température sert à corriger une tendance excessive aux couleurs froides (bleu/vert) ou chaudes (orange/rouge). Déplacez ce curseur et appréciez le résultat sur l'image.
6 - Créez un organigramme
Bien qu'ils soient plutôt destinés à un usage professionnel, n'oublions pas les SmartArt ou organigrammes dynamiques. Pour en créer un, activez le menu Insertion et cliquez sur SmartArt. Choisissez un modèle de la galerie. Le diagramme de base apparaît dans un rectangle qui peut être redimensionné à la souris. Pour choisir un style graphique, sélectionnez le SmartArt, activez le menu Outils, Organigramme, Format et cliquez sur Styles. Choisissez un modèle, par exemple Biseauté dégradé, et cliquez sur OK. Quel que soit le diagramme choisi, il se compose de blocs reliés par des traits ou des flèches. Un double-clic dans un bloc permet d'y ajouter du texte. Le diagramme proposé n'est qu'une ébauche à compléter. Ainsi, dans notre exemple, pour insérer les éléments Avion et Autocar en dessous du bloc Transport, faites un clic droit sur la périphérie de ce dernier (et pas au milieu) et, dans le menu proposé, choisissez Subordonné. Un rectangle apparaît en dessous de Transport. Double-cliquez dedans, tapez Avion. Idem pour le bloc Autocar. (Source L’Ordinateur Individuel)